Các lỗi hồ sơ thường gặp khiến hồ sơ công nhận văn bằng bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung

Một hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung thường không phải vì thiếu may mắn, mà vì một vài lỗi lặp lại ở nhiều người. Dưới đây là các lỗi đáng chú ý.

1. Thiếu bước hợp pháp hoá lãnh sự

Nộp thẳng bản scan văn bằng/bảng điểm gốc mà chưa qua hợp pháp hoá lãnh sự (trong trường hợp bắt buộc phải có), hoặc nhầm rằng nước cấp bằng được miễn trong khi quy định đã thay đổi.

2. Thông tin không khớp giữa các giấy tờ

• Họ tên, ngày sinh viết khác nhau giữa hộ chiếu, văn bằng và đơn đề nghị (ví dụ thứ tự tên đệm, dấu, viết hoa/thường không đồng nhất khi dịch).
• Số hộ chiếu trên đơn khác với hộ chiếu dùng khi đi học, do đã đổi hộ chiếu nhưng không giải trình rõ.

3. Bản dịch không đạt yêu cầu

Bản dịch tiếng Việt không do đơn vị có chức năng dịch thuật/công chứng phù hợp thực hiện, dịch thiếu mục, hoặc dịch trước khi hợp pháp hoá lãnh sự nên phải làm lại khi giấy tờ gốc có thay đổi.

4. Giấy tờ chứng minh quá trình học chưa đầy đủ

Đặc biệt với hình thức liên kết đào tạo hoặc đào tạo từ xa/trực tuyến, hồ sơ thường cần thêm giấy tờ chứng minh chương trình được cấp phép, thời lượng học, hình thức giảng dạy... Thiếu nhóm giấy tờ này là lý do phổ biến bị yêu cầu bổ sung với các hình thức đào tạo không chính quy toàn thời gian.

5. File scan không đạt chất lượng

• Ảnh mờ, thiếu góc, lóa sáng, không đọc được số liệu quan trọng.
• Sai định dạng hoặc vượt quá dung lượng cho phép khi tải lên hệ thống.

6. Chọn sai mục/trình độ khi khai hồ sơ

Khai nhầm trình độ văn bằng (ví dụ khai cử nhân cho một bằng thực chất là tương đương khác) hoặc nhầm giữa "công nhận văn bằng" và "công nhận tương đương trình độ" (xem bài viết riêng về sự khác biệt này), dẫn đến hồ sơ không khớp với giấy tờ kèm theo.

Cách giảm rủi ro

• Lập checklist đầy đủ theo đúng trình độ và loại hình đào tạo trước khi bắt đầu thu thập giấy tờ.
• Đối chiếu tên, ngày sinh, số hộ chiếu giữa tất cả giấy tờ trước khi nộp.
• Hỏi trước đơn vị dịch thuật xem họ có đủ điều kiện công chứng bản dịch theo yêu cầu hay không.
• Đọc kỹ hướng dẫn tại đúng mục hồ sơ áp dụng cho trường hợp của mình trên Cổng Dịch vụ công, tránh suy đoán theo hồ sơ của người khác.